Samenvatting

Architected en opgeleverd: near-real-time video voor stenografen in alle 250 rechtszalen van NSW, ter vervanging van een papieren workflow die enorme druk legde op de transcribers om de notulen van de dag binnen één uur na het sluiten van de zitting op te leveren.

Situatie

Vóór dit project draaide de rechtbank in NSW volledig op papier en stenografie. Voor high-profile zaken - moordzaken en andere ernstige kwesties - hadden advocaten die zich voorbereidden op de zitting van de volgende dag de notulen van de sessie van die dag zo snel mogelijk nodig. Omdat notulen serieel werden geproduceerd door on-site stenografen en fysiek de rechtszaal uit werden gedragen, moest de oplevering klaar zijn om 18:00, terwijl rechtszalen pas om 17:00 sloten. De stenografen hadden daarmee effectief één uur om het werk van de dag af te ronden, wat extreem stressvol was.

Het NSW Department of Communities and Justice (DCJ) had een modernisering opgezet om deze papieren workflow te vervangen door een digitale, video-based workflow waarbij meerdere stenografen parallel konden werken en advocaten sessies direct konden terugkijken.

Taken

• Architect het ingest-, indexing- en metadata-platform dat achter DCJ's capture- en clientsystemen zou draaien.
• Near-real-time beschikbaarheid van rechtszaal-video leveren zodat stenografen binnen enkele minuten konden beginnen met transcriberen, overal vandaan, parallel.
• Video's en transcripts doorzoekbaar en vindbaar maken over alle 250 rechtszalen.
• Een klein delivery-team end-to-end leiden gedurende een engagement van 2,5 jaar.

Acties

Stephan werd via IntelligenceBank ingezet als Architect en Delivery Manager, en leidde een team van 3 developers en 1 tester om een aanzienlijke hoeveelheid custom development te bouwen bovenop het IntelligenceBank-platform voor de DCJ-tenant.

De architectuur was duidelijk gescheiden tussen de twee organisaties: DCJ was eigenaar van de camera's in elk van de 250 rechtszalen en het netwerk-pad - video werd via AWS Direct Connect gestreamd naar dedicated, sterk beveiligde, S3-buckets. DCJ was ook eigenaar van de client-applicaties die stenografen en advocaten dagelijks daadwerkelijk gebruikten. IntelligenceBank was eigenaar van alles daartussenin.

Het custom werk dat aan de IntelligenceBank-kant werd opgeleverd omvatte:

• S3 ingest en detectie: het monitoren van de buckets op nieuw binnengekomen rechtszaal-video en het automatisch starten van de processing pipeline.
• Metadata-extractie naar JSON, weggeschreven naar S3 naast de media zelf, zodat alles bij elkaar stond en duurzaam was.
• Een upload-pad voor transcripts dat notulen van de stenografen accepteerde en deze automatisch via de metadata aan de juiste video koppelde.
• Een metadata-API die alles beschikbaar stelde aan de DCJ-clientsystemen, zodat stenografen en advocaten sessies konden zoeken, openen en terugkijken binnen de tools die ze al gebruikten.
• Een significante uplift van de security posture van de DCJ-tenant, passend bij de gevoeligheid van rechtbankmateriaal.

Resultaten

Het project is succesvol afgerond en overgedragen in september 2020.

• Alle 250 rechtszalen in NSW live op het platform.
• 94% van de zittingen gestreamd via het systeem.
• Video beschikbaar voor stenografen binnen ~5 minuten na opname - ten opzichte van het oude model waarbij er pas iets kon gebeuren nadat de sessie fysiek was afgelopen en papier naar buiten was gebracht.
• Stenografen konden parallel werken, vanaf elke locatie, in plaats van een seriële on-site bottleneck te zijn.
• Advocaten konden sessies direct terugkijken, waardoor traditionele geschreven notulen voor de voorbereiding van de volgende dag grotendeels overbodig werden.
• Niet één glitch gerapporteerd na go-live.
• Zeer positieve feedback van DCJ, stenografen en advocaten.